ACTIVIDAD BLOG SEMANA DEL 13 AL 17 DE SEPTIEMBRE

1. ¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Trátese de documentos internos o externos)

En una entidad pequeña, donde la secretaria es la responsable del recibo de la documentación, es ella misma quien hace las entregas personalmente ya que por lo regular el personal está ubicado en oficinas cerca y por ende su desplazamiento es un área limitada.

Por el contrario las entidades que cuentan con oficina de archivo y correspondencia, normalizan la entrega de la documentación por medio de un mensajero o patinador el cual hace los recorridos en horas fijas, para asegurar la reserva de los documentos, estos se envían entre sobres de manila o carpetas plásticas, debidamente marcados y acompañados de un formato de control de entrega de correspondencia.

Cuando las comunicaciones se envían con el mensajero de la entidad es importante dejar constancia de la entrega, para ello se diligencia un formato de control de mensajería. Cuando se emplea el servicio de correo, es necesario conocer las disposiciones legales que rigen los servicios postales nacionales e internacionales se debe tener en cuenta lo siguiente:

· Escoger el medio eficaz para que la entrega sea oportuna.

· Comparar los costos que implica el despacho con las tarifas del correo.

· Embalar o empacar correctamente el envío, de acuerdo con las normas de servicios postales.

· Utilizar los servicios especiales, de acuerdo con la importancia de los envíos.

2. Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, tramite en línea, pagina WEB, entre otros, ¿Qué actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?

Recepción de comunicaciones vía fax Cada vez que se reciba un fax, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

Valorar la información, y si es necesario garantizar su conservación y preservación dentro de un expediente, para lo cual se procederá a reproducir (fotocopiar) el documento en un papel que garantice su perdurabilidad.

Una vez reproducido el documento se deberá presentar al área de archivo quien para su respectiva radicación, quienes deberán proceder a asignar número, fecha y hora de recibido, así como el registro en el sistema y/o libro de registro de correspondencia; posteriormente hará su distribución dentro de las carpetas utilizadas para realizar los recorridos de entrega.

Recepción de comunicaciones vía correo electrónico Se entiende como correo electrónico toda comunicación no interactiva de texto, datos, imágenes o mensajes de voz, que tiene lugar entre un remitente y un destinatario y que se desarrolla mediante sistemas que utilizan enlaces de telecomunicación. El servicio de correo electrónico es un instrumento de comunicación organizacional, es una herramienta de utilidad en el trabajo diario

En los talleres realizados se propone la elaboración de planillas de control para recibir, radicar y distribuir los documentos. Suba en el blog las planillas propuestas para cada uno de estos procedimientos.

TALLER No. 4 UNIDAD DE CORREPONDENCIA

4. ELEMENTOS ÚTILES PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Carpetas de Archivo: Son utilizadas para el buen manejo y organización de los documentos para re alizar fácil consulta.

Reloj Radicador: Un reloj radicador es un dispositivo mecánico que permite registrar en lascomunicaciones recibidas por las diferentes dependencias la fecha, hora, dependencia, logo institucional y demás prefijos requeridos.

Gancho legajador Plástico: Nos permite archivar los documentos, los cuales van en la carpetas de archivo.

Teléfono de Oficina: El propósito principal de un sistema de cambio privado de rama es crear una red de comunicaciones privada entre todo en los que utilicen y compartan las líneas telefónicas externas.